Utskriftsvennlig versjon

5.3 Bevaring og kassasjon

I forbindelse med den kommende kommunereformen, står Drammen kommune ovenfor betydelige endringer mht organisering og forvaltning av arkivene. Drammen kommune er fra 1.1.2020 slått sammen med Svelvik kommune og Nedre Eiker kommune. 

Drammen kommune er et totalarkiv, hvilket innebærer at vi selv har ansvaret for arkiver som anses som historiske/avsluttede. Drammen kommune er sitt eget depot for papirarkiver, mens alt elektronisk skapt arkivmateriale deponeres hos KDRS. KDRS er kun en tilrettelegger for deponering av elektronisk skapt arkivmateriale.

Fremtidig organisering og forvaltning av arkivene og deres innhold er en del av arbeidet opp mot kommunesammenslåingen som trer i kraft 1.1.2020.

Bevaring

Med bevaring menes at arkivmateriale blir oppbevart for fremtiden og avlevert til arkivdepot. Materiale som kommer innunder bestemmelser om bevaring kan ikke kasseres, jf arkivforskriften §§ 3-20 bevaringspåbud og 3-21 kassasjon

Følgende type materiale er bevaringspliktig:

  • Arkivsaker eldre enn 1950.
  • Møtebøker, forhandlingsprotokoller, vedtaksbøker
  • Saksvedlegg til forhandlinger i kommunestyret og andre kommunale styrer, råd og utvalg og ad-hoc-utvalg.
  • Møteopptak på lydbånd, video o.l.
  • Journaler, journalkort, journalregistre, og fullstendige postlister.
  • Innstillinger fra egne ad hoc utvalg og rene faglige utredninger.
  • Personalregistre, personalkort.
  • Alle typer registre.
  • Presedens-saker og alle saker av prinsipiell karakter.
  • Kopibøker.

Kassasjon

Med kassasjon menes at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivmateriale som skal kasseres, tilintetgjøres ved bruk av forbrenningsovn eller makuleringsmaskin der dette er hensiktsmessig eller lovpålagt.

Det er ikke tillatt å foreta kassasjon i kommunens arkivmateriale uten samtykke fra byarkivaren. Unntatt fra dette er materiale som er spesifisert i kommunens gjeldende retningslinjer for objektordnet arkiv -  se eget avsnitt under 3.2 Bestemmelser og instrukser.
Arkivmateriale som vurderes kassert innen en bestemt tidsfrist, skal om mulig skilles ut i egne omslag allerede ved arkivlegging. Dette skillet opprettholdes ved overføringer til bortsettingsarkiv og depot.  Kassasjonsfrister skal i henhold til Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 4-5, utarbeides av kommunen selv. Dette arbeidet er ennå ikke ferdig.

Drammen kommune har ikke kassert hele arkivserier.

Laster...