Utskriftsvennlig versjon

6.3 Nødprosedyre ved utilgjengelig system

Hvis sakarkivsystemet er utilgjengelig for et lengre tidsrom (dvs. 2 dager eller mer), skal Byarkivet sette i verk en nødprosedyre som beskrevet nedenfor.

6.3.1. Føring av midlertidig journal

Byarkivet skal frem til de to dagene er reelle, åpne post på ordinær måte, legge brevene i et plastomslag og samle dagens post innenfor et omslag med dagens dato. Om noe haster tar man kopi av originalen og leverer til saksbehandler. Kopiene merkes tydelig med ”kopi”.
Etter 2 dager starter man prosedyren med å registrere en midlertidig papirjournal over inn- og utgående dokumenter. Papirjournalen skal inneholde opplysninger i henhold til arkivforskriften § 2-8.
Skjema for midlertidig journalføring bør benyttes.

6.3.2. Behandling av innkomne og interne dokumenter

Byarkivet registrerer innkomne dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige papirjournalen. Deretter tas det kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevares hos Byarkivet inntil nødprosedyren er avsluttet og dokumentet kan registreres i sakarkivsystemet. Kopiene datostemples, og påføres "Ikke skannet og reg.”. Kopiene fordeles deretter til leder/saksbehandler.
Når systemet igjen er tilgjengelig, skannes og registreres originaldokumentene i sakarkivsystemet. Saksbehandler kasserer kopiene når elektronisk versjon er tilgjengelig i sakarkivsystemet. Er det påført merknader, legges disse inn i sakarkivsystemet under merknader/kommentarer til journalposten.

6.3.3. Behandling av utgående dokumenter

Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller annet hensiktsmessig system.
Arkivkopi av det utgående dokumentet sendes til Byarkivet via e-post, eller på papir. Byarkivet journalfører de utgående dokumentene i den midlertidige journalen.
Når systemet igjen er tilgjengelig, registrerer Byarkivet de utgående dokumentene i sakarkivsystemet på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi. Papirkopiene av utgående brev legges til ordinær makulering etter registrering.

Laster...